Di tengah derasnya arus perkembangan bisnis online saat ini, efisiensi dalam pengelolaan pesanan menjadi kebutuhan mendasar, khususnya bagi usaha yang sudah beroperasi dalam skala besar. Untuk menjawab tantangan ini, hadir yang namanya Order Management System. Lantas, apa itu Order Management System?
Yuk, pelajari lebih lanjut apa itu Order Management System dan mengapa perannya amat krusial bagi pelaku usaha.
Apa Itu Order Management System
Pertama-tama, kita klarifikasi terlebih dahulu apa itu Order Management System (OMS). Order Management System adalah solusi berbasis perangkat lunak yang berfungsi merampingkan proses order management.
Apa itu order management? Sederhananya, order management termasuk memantau, menangani, dan memproses pesanan pelanggan dari awal hingga akhir.
Melalui otomatisasi berbagai proses tersebut, OMS berperan besar dalam mengurangi kesalahan akibat input manual sekaligus mempercepat alur kerja. Efeknya sendiri terasa di semua lini, dari operasional harian hingga kepuasan akhir pengguna.
Proses yang Dikelola oleh OMS
Untuk lebih jelasnya, berikut uraian dari setiap proses yang menjadi bagian dari pengelolaan OMS.
1. Penerimaan Pesanan
Begitu pelanggan memesan, entah itu lewat website, marketplace, atau telepon, OMS akan mencatat informasi tersebut secara otomatis.
Proses ini menghilangkan kebutuhan akan entri data manual maupun kerepotan membuka banyak platform sekaligus.
2. Manajemen Inventori
Setelah itu, sistem akan mengecek stok yang tersedia guna memastikan produk masih dapat diproses. Informasi stok akan diperbarui secara real-time. Jadi, kamu tak perlu khawatir mengalami kelebihan penjualan atau kehabisan barang.
3. Pembayaran dan Konfirmasi
Begitu pesanan tercatat dan stok dipastikan ada, OMS akan memastikan bahwa pembayaran telah berhasil diselesaikan dan dikonfirmasi. Untuk mempercepat proses ini, sistem dapat terhubung langsung dengan payment gateway secara otomatis.
4. Pengiriman
Pada tahap ini, produk mulai bergerak menuju pelanggan. OMS akan menyusun dokumen slip kemasan, memilih kurir yang akan menangani pengiriman, dan menyampaikan instruksi detail kepada tim gudang terkait proses pengambilan dan pengemasan barang.
5. Tracking Paket dan Customer Service
Di balik layar, sistem ini terus beroperasi untuk memudahkan pelanggan melacak pesanan secara real-time. Selain itu, OMS pun membantu tim customer service dalam mengambil tindakan cepat bila muncul kendala selama pengiriman.
Baca juga: Telepon sampai WhatsApp: Semua Cara Hubungi CS Lion Parcel
Fungsi Utama Order Management System
Setelah punya gambaran jelas tentang apa itu Order Management System, simak lebih lanjut mengenai fungsi-fungsi yang dijalankan oleh sistem ini.
Otomatisasi Proses Pemesanan
Semua proses pesanan kini tercatat dan terlacak tanpa perlu intervensi manusia. Artinya, kamu tidak perlu lagi repot entri data manual atau khawatir ada informasi yang terlewat.
Sinkronisasi Stok dan Inventori
Anggaplah pelanggan memesan sepatu sneakers merah ukuran 40 yang tersisa satu-satunya. Begitu pesanan masuk, OMS segera memperbarui stok dan mengamankan sepatu tersebut sehingga tidak ada yang bisa memesan lagi.
Seandainya ada yang mencoba beli sepatu yang sama, sistem akan memberikan notifikasi bahwa sepatu tersebut sudah habis.
Integrasi dengan Layanan Logistik
Setelah pesanan dikemas, OMS dapat langsung menghasilkan label pengiriman untuk jasa ekspedisi yang terhubung, seperti Lion Parcel. Sistem ini juga akan memberikan nomor resi kepada pelanggan dan mengubah status pesanan menjadi “dikirim.”
Apabila ada delay, sistem akan memberitahukan baik pada penjual maupun pelanggan. Hasilnya, semua pihak tetap terkoordinasi tanpa perlu bolak-balik informasi yang membingungkan.
Manajemen Data Pelanggan
Jika pelanggan rutin memesan produk tertentu, OMS dapat memudahkan kamu mengenali kebiasaan ini. Dengan begitu, kamu bisa mengirimkan penawaran khusus atau memberi informasi tentang produk baru yang masuk ke kategori tersebut.
Pembagian Pesanan dan Routing
Pada bisnis dengan ragam produk yang berlimpah atau yang mengelola beberapa gudang, OMS dapat memisahkan pesanan secara otomatis. Kemudian, sistem akan mengarahkan pesanan ke pusat fulfillment yang tepat, dengan mempertimbangkan ketersediaan barang atau lokasi yang paling strategis.
Baca juga: Fulfillment: Proses di Balik Layar yang Menentukan Kepuasan Pelanggan
Hasilnya? Biaya pengiriman lebih hemat, waktu pengiriman pun lebih cepat.
Lihat postingan ini di Instagram
Manfaat Menggunakan Order Management System
Lalu, apa saja keuntungan yang ditawarkan OMS? Ini dia daftar manfaatnya:
Efisiensi Operasional
Dengan adanya OMS, proses bisnis jadi lebih efisien dan terstruktur. Artinya, tim kamu bisa lebih fokus pada tugas-tugas utama, seperti meningkatkan user experience atau memperluas bisnis, sementara sistem mengurus pekerjaan yang bersifat repetitif.
Meningkatkan Kepuasan Pelanggan
Selain itu, OMS memungkinkan pelanggan untuk mendapatkan update informasi yang cepat dan akurat mengenai status pesanan. Dengan begitu, pelanggan senantiasa terinformasi dengan baik, serta mengurangi risiko salah kirim.
Analisis dan Pelaporan
Misalkan kamu perlu memutuskan apakah akan menambah stok produk tertentu. OMS bisa memberi gambaran mengenai performa penjualan produk itu dalam beberapa bulan terakhir, seberapa cepat stok habis, dan periode-periode kapan demand tinggi.
Berbekal informasi ini, kamu bisa membuat keputusan yang lebih tepat terkait pengelolaan inventaris, strategi marketing, dan penentuan harga.
Baca juga:
Siapa yang Membutuhkan Order Management System
Berikutnya, kita akan melihat berbagai jenis bisnis yang benar-benar bisa memanfaatkan OMS dengan maksimal.
Pebisnis E-Commerce
Mengelola banyak pesanan di berbagai marketplace? OMS bisa jadi solusi tepat buat kamu. Baik berjualan di Tokopedia, Shopee, atau website pribadi, OMS dapat menyatukan semua pesanan ke dalam satu tempat, sehingga lebih mudah untuk melacak dan mengelolanya.
Baca juga: Mengenal Strategi Cross Selling, Cara Cerdas Tambah Cuan Bisnismu
Retailer dan Distributor
Misalkan kamu pengecer yang setiap harinya harus mengirimkan berbagai produk ke pelanggan yang berbeda. Tanpa OMS, kamu akan kesulitan melacak barang mana yang harus di-packing bersama, atau bahkan terlewatkan order tertentu.
Namun, dengan OMS, segala sesuatunya akan teratur. Ketika saatnya untuk memproses order tiba, kamu akan tahu pasti apa yang mesti dikemas, kapan harus dikirim, dan kurir mana yang harus dipilih.
UMKM dan Bisnis Online
Bahkan jika kamu menjalankan UMKM, OMS tetap bisa membawa dampak besar dalam menyederhanakan operasional bisnis.
Kamu mungkin berpikir bahwa mengelola segala sesuatunya secara manual masih cukup. Namun, seiring berkembangnya bisnis, tugas-tugas kecil seperti tracking inventaris, memproses pesanan, dan memperbarui status pengiriman akan mulai menumpuk.
Nah, OMS bisa membantu mengotomatisasi semua tugas ini. Jadi, kamu bisa lebih fokus pada hal-hal yang lebih penting tanpa terhalang urusan teknis yang membebani.
Baca juga: 7 Cara Menghindari Black Campaign dalam Bisnis untuk Jaga Nama Baik Brand
Eksportir
Bisnis yang berkiprah dalam kancah internasional pun amat diuntungkan dengan penggunaan OMS. OMS sendiri memfasilitasi manajemen pesanan lintas negara, logistik pengiriman, pun konversi mata uang.
Selain itu, OMS juga memastikan agar stok tersinkronisasi di berbagai negara atau wilayah. Hasilnya, risiko overselling atau kehabisan stok dapat lebih diminimalkan.
Baca juga: Ketentuan Jasa Pengiriman Barang ke Luar Negeri, INTERPACK Lion Parcel
Integrasikan OMS Kamu dengan Lion Parcel
Guna memperlancar fulfillment, bermitra dengan jasa ekspedisi tepercaya seperti Lion Parcel bisa menjadi langkah yang amat cuan untuk bisnismu. Dengan OMS, integrasi Lion Parcel memfasilitasi otomatisasi pembuatan label pengiriman, lacak resi, serta update status pengiriman real-time, semuanya bebas ribet!
Setelah mengetahui apa itu Order Management System dan dampaknya bagi bisnis, saatnya untuk melangkah ke tahap berikutnya. Jalin kerja sama dengan Lion Parcel sekarang juga untuk menyempurnakan order management bisnismu!
