Dalam melakukan kegiatan ekspor dan impor, kelengkapan dokumen atau surat-surat bukanlah hal yang sekedar formalitas saja. Justru, surat-surat inilah yang nantinya menjadi jantung kelancaran transaksi lintas negara. Jangan dianggap sepele karena dapat mengakibatkan barang tertahan di pelabuhan hingga dikenai denda yang tidak sedikit.
Nah, jika kamu adalah seorang pelaku usaha yang baru ingin terjun ke dunia ekspor impor, artikel ini adalah artikel yang tepat untuk kamu simak sampai selesai. Kita akan bahas apa saja surat-surat penting untuk melakukan ekspor impor, fungsinya, hingga tips mengurus berkas tersebut.
Kenapa Dokumen Ekspor-Impor Itu Penting?
Sebelum masuk ke inti pembahasan, perlu diketahui terlebih dahulu kenapa dokumen ekspor-impor penting. Nah, ternyata berikut ini adalah fungsinya:
- Bukti legalitas transaksi antar negara.
- Dasar perhitungan pajak dan bea masuk/keluar.
- Persyaratan pengurusan perizinan dan sertifikasi.
- Dokumen pendukung dalam pengiriman barang.
- Bukti bahwa suatu produk aman, halal, layak edar, dan tidak membahayakan.
Dengan kata lain, dokumen adalah jalur administratif agar barang yang dikirim bisa melintasi batas negara dengan aman dan lancar.
Baca juga: Panduan Lengkap Surat Karantina: Syarat Penting dalam Pengiriman dan Ekspor
Jenis Surat dan Dokumen yang Umum Digunakan
Berikut ini adalah surat-surat dan dokumen yang seringkali dibutuhkan dan diminta dalam melakukan proses ekspor-impor. Penting sekali untuk dicatat bahwa jenis dan jumlah dokumen bisa berbeda-beda tergantung dengan jenis barang yang akan dikirim, negara tujuan, serta aturan yang berlaku.
1. Commercial Invoice
Ini adalah faktur penjualan internasional yang berisi informasi transaksi:
- Nama eksportir dan importir
- Deskripsi barang
- Jumlah dan nilai barang
- Harga per unit
- Total nilai transaksi
- Syarat pembayaran (Incoterms)
Dokumen ini digunakan untuk perhitungan bea cukai, pembayaran, serta dokumen perbankan.
Baca juga: Cara Kirim Dokumen Penting ke Jepang Tanpa Ribet
2. Packing List
Berisi rincian pengemasan barang:
- Jenis kemasan (dus, palet, kontainer)
- Jumlah barang per kemasan
- Berat bersih dan berat kotor
- Dimensi dan volume
Dokumen ini membantu mempermudah proses pengecekan fisik barang oleh pihak bea cukai dan jasa pengiriman.
3. Surat Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB) atau Impor Barang (PIB)
Dokumen yang diajukan oleh eksportir/importir kepada Direktorat Jenderal Bea dan Cukai, nantinya kamu akan mendapatkan izin untuk melakukan ekspor atau impor secara legal.
Catatan: Di Indonesia, proses PEB/PIB dilakukan secara online lewat sistem INSW (Indonesia National Single Window).
Lihat postingan ini di Instagram
4. Bill of Lading (B/L) atau Air Waybill (AWB)
Ini adalah dokumen pengangkutan barang:
- Bill of Lading: untuk pengiriman lewat laut
- Air Waybill: untuk pengiriman lewat udara
Berfungsi untuk membuktikan bahwa barang tersebut adalah milik pengirim selama proses pengiriman berlangsung dan juga digunakan untuk klaim barang di pelabuhan atau bandara.
Baca juga: 3 Langkah Mudah Klaim Paket Jasa Pengiriman Barang Lion Parcel
5. Certificate of Origin (COO)
Dokumen yang menyatakan asal barang (negara tempat barang diproduksi). COO biasanya dikeluarkan oleh KADIN atau lembaga resmi yang ditunjuk pemerintah.
Certificate of Origin digunakan oleh negara tujuan untuk menentukan tarif bea masuk.
6. Surat Karantina
Untuk barang yang bersifat biologis, seperti:
- Tanaman, hewan, atau produk turunannya
- Makanan segar dan hasil pertanian
- Produk perikanan
Surat ini digunakan untuk menunjukkan bahwa barang sudah bebas penyakit, aman dikonsumsi, dan sesuai dengan standar kesehatan negara tujuan.
Contohnya:
- SKT (Sertifikat Kesehatan Tumbuhan)
- SKH (Sertifikat Kesehatan Hewan)
- Health Certificate
Baca juga: Barangmu Tertahan? Mungkin Sedang Dikarantina, Ini Penjelasannya
7. Insurance Certificate
Dokumen ini menyatakan bahwa barang yang dikirim diasuransikan, baik terhadap kerusakan, kehilangan, atau risiko lainnya selama pengiriman.
Fungsi:
- Menjadi syarat pengiriman (khususnya dalam Incoterm CIF)
- Bukti untuk klaim jika barang rusak atau hilang
8. Import atau Export License (Opsional)
Beberapa jenis barang memerlukan izin khusus sebelum bisa diekspor atau diimpor, contohnya:
- Bahan kimia
- Produk elektronik
- Senjata
- Alat kesehatan
Menjadi bukti bahwa pengusaha sudah memiliki izin resmi dari kementrian yang terkait.
9. Surat Kuasa
Jika kamu menggunakan undername atau pihak ketiga untuk melakukan ekspor-impor, biasanya dibutuhkan surat kuasa atau perjanjian kerja sama untuk mengurus proses dokumen.
Bagaimana Mengurus Dokumen-Dokumen Ini?
Sebagian besar dokumen bisa kamu urus secara online, terutama melalui sistem INSW. Namun, kamu tetap perlu:
- Menyiapkan data produk dan transaksi secara lengkap
- Memastikan perizinan usaha kamu sudah aktif (NIB, OSS, SIUP)
- Berkoordinasi dengan freight forwarder atau jasa pengiriman barang
Kalau kamu baru pertama kali ekspor/impor, kamu bisa juga konsultasi dengan jasa ekspor pihak ketiga (undername exporter) atau freight forwarder untuk dibantu pengurusannya.
Baca juga: Mau Bisnis Online? Ini Tips Pengiriman Barang dan Dokumen!
Tips Praktis untuk Pelaku UMKM atau Pemula
Berikut ini beberapa tips praktis untuk kamu yang baru memulai bisnis dan tertarik untuk melakukan ekspor impor, simak sampai selesai tipsnya ya!
- Mulai dari Negara Tujuan yang Mudah Dijangkau
Coba ekspor ke negara ASEAN dulu, karena beberapa dokumen bisa disederhanakan lewat kerja sama regional (FTA ASEAN). - Simpan Dokumen dalam Bentuk Digital
Semua dokumen sebaiknya scan dan disimpan di cloud. Ini akan memudahkan jika dibutuhkan sewaktu-waktu. - Gunakan Template Dokumen
Gunakan format standar untuk invoice dan packing list agar lebih mudah diproses. - Periksa regulasi negara tujuan
Beberapa negara memiliki standar labeling, pengemasan, atau sertifikasi tambahan seperti halal, BPOM, atau FDA (jika ke Amerika Serikat). - Pakai Jasa Ekspedisi Berpengalaman
Seperti Lion Parcel yang bisa bantu mengarahkan pengurusan dokumen dasar, tracking pengiriman, dan menyediakan layanan tambahan untuk pengiriman sensitif.
Didukung oleh ekosistem Lion Group, Lion Parcel menyediakan berbagai layanan pengiriman mulai dari same day, pengiriman motor, hingga pengiriman ke luar negeri.
