Mengirim dokumen penting seperti surat legal, kontrak, atau berkas bisnis ke luar negeri (khususnya ke negeri sakura) menuntut perhatian ekstra dan kehati-hatian tinggi. Perlu perencanaan strategis guna mengurangi potensi risiko. Yuk, kita kupas tuntas cara kirim dokumen penting ke Jepang dengan lancar!
Cara Kirim Dokumen ke Jepang dengan Aman
Ini dia panduan lengkap kirim dokumen ke Jepang agar paket sampai dengan aman.
1. Pilih Kemasan yang Tepat
Menentukan kemasan yang tepat adalah langkah pertama dan termasuk yang paling esensial ketika menerbangkan dokumen penting ke luar negeri. Khususnya untuk pengiriman ke Jepang, yang nantinya akan melalui berbagai titik transit dan tahap penanganan.
Kemasan yang tepat berfungsi melindungi dokumen sekaligus menginformasikan kepada petugas kurir bahwa paket memerlukan perlakuan khusus. Oleh karena itu, perhatikan tips-tips berikut:
-
Pilih Amplop atau Map Dokumen yang Kokoh
Pertama, gunakan amplop atau map dokumen dari bahan kuat seperti kertas kraft atau plastik tebal. Sebaliknya, jangan menggunakan amplop kertas yang tipis dan mudah rusak lantaran rentan sobek atau terlipat agar dokumen kamu tidak terekspos risiko rusak apalagi hilang.
-
Gunakan Kemasan Tahan Air
Kondisi cuaca saat pengiriman bisa berubah-ubah. Artinya, hujan, udara lembab, maupun tumpahan air dapat merusak paket.
Sebaiknya gunakan amplop kedap air atau lapisi amplop dengan plastik agar terlindung dari udara lembap. Wajib untuk dokumen seperti sertifikat, kontrak, atau dokumen legal yang harus terjaga kebersihannya.
-
Sesuaikan Ukuran Kemasan dengan Dokumen
Ukuran kemasan semestinya pas dengan dokumen yang akan kamu kirim. Terlalu besar? Kertas bisa bergeser dan terlipat atau tertekuk. Terlalu kecil? Ada risiko merusak tepi dokumen saat memasukkannya. Nah, ukuran yang pas akan mencegah pergerakan yang tidak perlu dan melindungi permukaan dokumen selama perjalanan.
-
Segel Amplop dengan Rapat dan Tandai dengan Jelas
Gunakan lakban yang kuat agar amplop tertutup sempurna. Hindari lakban biasa yang mudah terkelupas. Selain itu, jangan lupa menandai paket dengan label yang jelas, misalnya “Dokumen Penting” atau “Fragile.”
Baca Juga:
- 7 Karakter Taurus dalam Bisnis, Si Realistis yang Fokus Hasil
- Bisnis Logistik Makin Cuan, Lion Parcel Ajak Mitra Agen Berprestasi Liburan Gratis ke Jepang
- Lion Parcel Hadir di Malaysia, Mudahkan Pengiriman Barang ke Luar Negeri
2. Pilih Layanan Pengiriman yang Tepat
Tidak semua jasa pengiriman memberlakukan standar yang sama, lebih-lebih lagi jika kamu hendak kirim dokumen penting ke luar negeri. Untuk berkas-berkas penting, seperti kontrak, sertifikat, atau dokumen bisnis, sangat worth it untuk memilih layanan yang menjamin keamanan dan ketepatan waktu.
Karena itu, prioritaskan jasa kurir internasional yang menawarkan:
- Update secara real-time tentang status perjalanan dokumen, agar kamu senantiasa dapat memantau lokasinya.
- Jaminan perlindungan terhadap kemungkinan kehilangan atau kerusakan dalam bentuk asuransi yang memberikan kompensasi apabila terjadi hal yang tidak diinginkan.
- Opsi pengiriman ekspres dengan durasi antar yang lebih singkat demi menghindari risiko delay.
3. Gunakan Layanan INTERPACK dari Lion Parcel
Mau tahu cara kirim paket ke luar negeri yang terbukti andal? Memanfaatkan layanan INTERPACK Lion Parcel jawabannya! Dengan fokus pada pengiriman internasional, INTERPACK menawarkan solusi yang mudah dan tepercaya dalam mengirim dokumen sensitif ke luar negeri.
Inilah alasan mengapa INTERPACK begitu direkomendasikan:
- INTERPACK mengutamakan kecepatan pengiriman sekaligus menjamin keamanan dokumen.
- Kamu bisa melacak paket di setiap tahap pengirimannya, sehingga menambah rasa aman.
- Meski menyediakan layanan premium, INTERPACK tetap memasang tarif yang bersaing jika dibandingkan dengan kurir internasional lain.
Terbukti, berkat reputasi unggul dan layanan terfokus, INTERPACK adalah solusi sempurna bagi kamu yang ingin mengirim dokumen ke Jepang dengan aman dan efisien.
View this post on Instagram
4. Pastikan Alamat dan Informasi Pengiriman Lengkap
Tidak seperti sejumlah negara lain, sistem alamat di Jepang terbilang relatif unik. Artinya, kesalahan sekecil apa pun bisa berujung pada delay serius atau, lebih parah lagi, dokumen hilang.
Sebagai informasi, penulisan alamat di Jepang berbeda dengan gaya Barat, dimulai dari wilayah terbesar lalu mengerucut ke lokasi spesifik. Seperti ini format penulisannya:
- Kode pos
- Prefektur
- Kota atau distrik
- Nomor blok
- Nama bangunan atau nomor apartemen (jika ada)
Contoh format penulisan alamat:
〒100-0001
Tokyo-to, Chiyoda-ku, Marunouchi 1-1-1
Marunouchi Building, Room 203
Yamada Taro
Di sisi lain, berikut adalah sejumlah kesalahan umum yang perlu kamu waspadai:
- Satu digit keliru pada kode pos bisa mengarahkan dokumen kamu ke ujung lain Jepang.
- Di Jepang, penomoran lingkungan berdasarkan sistem blok, bukan nama jalan. Jika detail ini terlewat, kurir akan mengalami kesulitan dalam menemukan alamat yang tepat.
- Di gedung bertingkat, jika nomor apartemen penerima tidak kamu cantumkan, dokumen bisa gagal antar. Nah, sebaiknya tulis alamat dalam dua bahasa: Inggris dan Jepang, agar kurir lokal lebih mudah membaca dan menindaklanjuti.
5. Pilih Jenis Pengiriman yang Tepat
Tak bisa cukup ditekankan betapa pentingnya memilih opsi pengiriman yang selaras dengan tingkat urgensi dan jenis dokumen kamu. Misalnya, apabila berkas harus segera sampai, keputusan paling bijak tentunya adalah dengan menggunakan layanan pengiriman ekspres.
Contohnya, dengan layanan INTERPACK dari Lion Parcel, kamu bisa memilih dari beberapa opsi pengiriman sesuai kebutuhan. Mau yang cepat, atau yang lebih ekonomis? INTERPACK siap mengakomodasi keduanya!
Sementara itu, pengiriman ekspres memastikan dokumen kamu menjadi prioritas utama. Jadi, waktu perjalanan bisa dipercepat, dan risiko keterlambatan pun bisa diminimalkan.
Maka dari itu, sebelum mengirim paket, pikirkan lebih dulu, seberapa dini dokumen ini perlu tiba? Setelah itu, tentukan jenis pengiriman yang menjamin kedatangan tepat waktu.
6. Pertimbangkan Asuransi untuk Dokumen Berharga
Ketika harus kirim ke Jepang khusus dokumen bernilai tinggi, sebaiknya alokasikan cukup dana pada asuransi pengiriman. Realitanya, kendala tak terduga seperti berkas hilang, dicuri, atau rusak bisa terjadi selama perjalanan. Maka dari itu, asuransi berfungsi sebagai penopang keamanan terhadap risiko-risiko tersebut.
Kabar gembira, INTERPACK menghadirkan opsi asuransi yang simpel untuk pengiriman ke Jepang. Artinya, jika terjadi hal-hal tak terduga, kamu tidak perlu takut merugi.
Sebaliknya, kamu berhak atas kompensasi berdasarkan nilai yang kamu asuransikan. Tak perlu cemas, biaya ganti atau terbit ulang dokumen penting kamu akan ditanggung sepenuhnya!
Karena itu, jangan pernah anggap remeh pentingnya asuransi, khususnya untuk kontrak, sertifikat asli, atau dokumen legal yang mustahil diganti jika hilang. Mengalokasikan sedikit biaya ekstra untuk asuransi bisa menyelamatkan kamu dari beban stres dan kerugian finansial di kemudian hari.
7. Lacak Pengiriman secara Real-Time
Beberapa kekhawatiran terbesar ketika mengirim dokumen keluar negeri adalah di mana posisinya sekarang, apakah akan tiba tepat waktu, dan yang terpenting, apakah ada delay?
Untungnya, INTERPACK dari Lion Parcel menyediakan fitur tracking secara real-time. Jadi, kamu akan selalu mengetahui posisi terkini dari setiap kiriman.
Dengan pelacakan online, kamu bisa memonitor seluruh proses perjalanan paket, mulai dari pick-up, titik transit, pemeriksaan di bea cukai, sampai pengiriman terakhir. Transparansi ini memastikan kamu selalu terinformasi dan siap siaga kalau-kalau terjadi kendala yang memerlukan perhatian khusus.
Nah, cara kirim dokumen penting ke Jepang sebetulnya sesimpel itu. Tetapi jika kamu membutuhkan delivery yang cepat, aman, dan hemat biaya dengan pelacakan real-time serta jaminan asuransi, percayakan saja pada Lion Parcel. Yuk, kirim dokumen lintas negara dengan aman menggunakan INTERPACK sekarang juga!
