Dalam dunia logistik dan pengiriman, ada banyak istilah teknis yang mungkin terdengar asing buat kamu. Padahal, istilah-istilah ini sering digunakan dalam proses kirim paket, khususnya dalam skala bisnis. Nah, salah satu istilah yang sering dipakai adalah delivery order (DO).
Lalu, apa sih delivery order itu? Nah, untuk kamu yang ingin tahu terkait dokumen yang berperan penting untuk pengambilan barang di gudang atau pelabuhan ini, simak di bawah ini ya. Mulai dari pengertian, fungsi, proses penerbitan, jenis, bedanya dengan dokumen pengiriman lain, hingga rekomendasi jasa pengiriman yang oke!
Apa Itu Delivery Order?
Delivery order (DO) adalah sebuah surat atau dokumen yang berperan jadi surat perintah untuk memberikan barang yang dipesan pembeli. Pada umumnya, dokumen ini dibuat pihak penjual, lalu diserahkan pada gudang agar pesanan bisa dipersiapkan.
Nantinya, DO ini juga yang berperan sebagai sumber untuk penyusunan surat jalan yang akan dibawa kurir saat mengantarkan paket ke tujuan.
Biasanya, delivery order ini berisi informasi penting seperti nama penerima, alamat tujuan, daftar barang, jumlah barang, hingga informasi pengiriman lainnya.
Baca juga: Kirim Paket ke Luar Negeri Pakai Interpack, Cepat Praktis, Hemat!
Fungsi dan Peran Delivery Order
Beberapa peran dan fungsi delivery order dalam pengiriman barang antara lain:
1. Bukti Resmi Pengambilan Barang
DO berfungsi sebagai tanda legal bahwa pihak penerima memang berhak untuk mengambil barang yang telah dikirim. Fungsi ini penting sekali, apalagi dalam pengiriman skala besar.
Dokumen inilah yang jadi dasar hukum yang bisa dipertanggungjawabkan jika terjadi masalah, seperti kehilangan, kerusakan, atau kesalahan pengambilan barang.
Baca juga: Paket Hilang atau Rusak? Ini Cara Klaim Paket di Lion Parcel
2. Instruksi Penyerahan dari Pengirim
Delivery order juga berperan sebagai acuan buat pihak ekspedisi atau pengelola gudang untuk menyerahkan barang sesuai data dan alamat tujuan. Jadi, semua prosesnya bisa berjalan rapi dan tepat sasaran.
Tanpa DO, proses penyerahan bisa jadi tidak terkontrol dan berpotensi menimbulkan kekeliruan, apalagi saat paketnya dalam kuantitas besar dan bervariasi. Dengan memegang dokumen ini, nantinya pengelola gudang tahu pasti siapa penerima setiap barang.
3. List Barang yang Dikirim kepada Pembeli
Di dalam dokumen ini ada informasi lengkap soal barang yang dikirim, mulai dari jumlah, jenis, hingga metode pembayaran (transfer atau cash on delivery).
Baca juga: Apa Itu Cash on Delivery dan Keuntungannya?
Dengan informasi ini, pembeli akan sangat terbantu ketika mengecek barang yang ia terima. Jika ada kesalahan mengenai jumlah atau jenis barang, proses pengurusannya akan lebih cepat dan jelas.
Proses Penerbitan Delivery Order
Beberapa tahapan dalam penerbitan delivery order ini hingga barang sampai ke pembeli antara lain:
1. Pembeli Memesan dan Penjual Melakukan Verifikasi
Pertama, pihak pembeli akan memesan secara detail, misalnya jenis barang, jumlah, alamat pengiriman, serta metode pembayaran.
Setelah itu, penjual akan memeriksa stok, memvalidasi ketersediaan barang, dan melakukan verifikasi pesanan untuk memastikan semuanya sesuai.
Tahap ini penting untuk memastikan bahwa barang tersedia sudah spesifikasi yang pembeli mau sekaligus menghindari pengiriman yang salah.
2. Pembuatan Delivery Order dan Persiapan Pengiriman
Setelah pesanan disetujui, penjual akan menyiapkan delivery order yang berisi informasi pesanan mulai dari identitas penerima, daftar barang, hingga tujuan pengiriman.
Sambil membuat dokumen ini, barang pesanan juga akan dipersiapkan, dicek ulang kondisinya, dan dikemas dengan baik agar aman selama proses pengiriman.
3. Pengiriman Barang
Barang akan lalu masuk ke proses pengiriman melalui jasa ekspedisi atau logistik pilihan pembeli. Selama pengiriman, DO akan jadi panduan utama bagi jasa pengirimani.
4. Verifikasi Penerima dan Pengambilan
Setelah paketnya sampai di gudang atau alamat tujuan, penerima harus menunjukkan DO atau identitas yang sesuai untuk mengambil barang.
Verifikasi ini juga sekaligus dengan memberikan tanda tangan penerima sebagai bukti serah terima barang. Dengan verifikasi ini, maka barang bisa sampai ke tangan yang tepat dan sesuai order-an.
Lihat postingan ini di Instagram
Jenis-Jenis Delivery Order
Di era modern kini, DO hadir dalam dua jenis utama, yaitu:
1. Manual Delivery Order
Jenis ini masih memakai dokumen fisik yang harus dibawa ke lokasi penyerahan barang. Biasanya berlaku di pelabuhan atau gudang tradisional, yang proses serah terimanya masih mengandalkan dokumen cetak.
Meskipun kelihatan klasik, jenis ini tetap populer karena faktor keamanan, mengingat pengambilannya hanya bisa dilakukan jika pihak penerima membawa dokumen asli yang sesuai.
2. Digital Delivery Order
Nah, yang ini lebih modern dan sering dipakai di layanan e-commerce atau jasa pengiriman modern seperti Lion Parcel.
DO ini bentuknya bisa berupa barcode, email, atau aplikasi yang bisa di-scan saat proses pengambilan barang. Sistem ini lebih praktis karena bisa meminimalkan kesalahan administrasi, mempercepat proses verifikasi, dan mengurangi penggunaan kertas.
Baca juga:
Perbedaan Delivery Order dengan Dokumen Pengiriman Lain
Biar kamu tidak salah paham, ini nih perbedaan DO dengan dokumen pengiriman lain:
1. Bukan Invoice atau Resi
DO beda fungsinya dengan invoice dan resi. Jika invoice itu merupakan tagihan pembayaran dan resi buat pelacakan barang, maka DO lebih ke instruksi pengambilan barang.
DO ini memastikan bahwa pengambilan barang hanya oleh pihak yang berhak sekaligus jadi syarat utama bagi pihak gudang atau ekspedisi untuk menyerahkan barang kepada penerima.
2. Biasa Digunakan dalam Skala Bisnis
Biasanya pengaplikasian DO dalam skala bisnis, nih, misalnya sistem logistik B2B, ekspor-impor, atau dalam warehouse management.
Perannya krusial untuk menjamin setiap tahapan berjalan optimal, mengingat pengurusan pengiriman barang dalam skala bisnis pasti lebih kompleks dan Oleh melibatkan banyak pihak.
Baca juga: LILO, Solusi Holistik untuk Kebutuhan Bisnis Anti Repot!
Pentingnya Delivery Order dalam Sistem Logistik
Beberapa alasan yang membuat DO ini penting dalam sistem logistik adalah:
1. Menghindari Salah Serah Barang
Dengan DO, barang tidak akan salah diterima orang lain, karena semua sudah tercatat jelas di dokumen ini. Sehingga risiko kehilangan atau kekeliruan pengiriman bisa berkurang. Barang pun hanya boleh diambil oleh penerima yang namanya tercatat di DO, sehingga proses serah terima bisa lebih aman.
2. Mempercepat Proses Administrasi
Karena barang sudah terdata lengkap di DO, proses di gudang atau ekspedisi jadi lebih cepat dan teratur. Petugas gudang tinggal mencocokkan data di DO dengan barang yang ada, sehingga proses pengambilan, pengecekan, pelacakan, hingga pengiriman bisa berjalan tanpa hambatan.
3. Meningkatkan Transparansi
Semua pihak yang terlibat punya informasi jelas soal pesanan, baik itu pengirim, penerima, maupun pihak logistik. Transparansi seperti ini penting untuk menjaga kepercayaan antara semua pihak yang terlibat, meminimalkan komplain, dan memudahkan pelacakan jika terjadi kendala.
Kirim Paket Kamu dengan Jasa Pengiriman Lion Parcel
Setelah tahu apa yang dimaksud dengan delivery order, sekarang saatnya memilih jasa pengiriman yang mampu menjaga paketmu sampai dengan aman.
Jika kamu punya bisnis online atau sering kirim paket buat pelanggan, yuk pastikan pilih layanan logistik yang andal. Nah, salah satu yang patut masuk ke daftar teratasmu adalah Lion Parcel, Layanan Lion Parcel yang beragam, profesional, dan ongkir yang terjangkau, akan memberikanmu banyak keuntungan. Jika kamu mengeluarkan delivery order untuk pengiriman besar, tim Lion Parcel siap mengantarkannya dengan aman dan sampai ke penerima yang tepat!
Jadi, kamu sudah tahu apa itu delivery order, kan? Jadi, tunggu apa lagi? Yuk, siapkan paketmu dan kirim paketnya dengan jasa pengiriman barang Lion Parcel!
