Menanggapi komplain customer merupakan cara dalam meningkatkan layanan yang dimiliki Mitra POS, agar tetap memberikan layanan yang optimal.
Menjawab keluhan dengan cara yang baik akan memberikan rasa aman dan puas saat bagi pelanggan, hal tersebut bisa menjadi kunci kesuksesan bisnis jasa yang Mitra POS jalankan.
Terdapat beberapa aspek yang harus Mitra POS perhatikan terkait cara menjawab keluhan pelanggan dengan baik. Pahami setiap poinnya yang akan dijelaskan di bawah ini
.
Aspek yang Perlu Diperhatikaan Saat Menjawab Komplain Customer
Untuk memperlancar operasional dan menggapi setiap masalah customer, Mitra POS perlu memperhatikan beberapa aspek penting, seperti:
Respon Cepat
Faktor krusial yang harus diperhatikan saat menjawab keluhan adalah seberapa cepat respon Mitra POS.
Pelanggan akan merasa dihargai karena respon cepat yang Mitra POS tunjukkan untuk segera menyelesaikan masalah yang dialami.
Tunjukan Sifat Sabar dan Empati
Setiap pelanggan yang melaporkan keluhan pasti merasa kesal dan emosi karena permasalahan yang mereka dapatkan.
Dalam menjawab keluhan, Mitra POS perlu sabar dan menunjukkan sifat empati kepada pelanggan, cara ini sebagai bentuk memahami perasaan mereka dan meredam eskalasi konflik.
Berikan Penjelasan yang Jelas dan Transparan
Jawab setiap keluhan dengan ramah dan berikan penjelasan yang mudah dimengerti. Informasi yang diberikan harus transparan agar pelangan tidak merasa ada yang disembunyikan.
View this post on Instagram
Tips Menjawab Komplain Customer
Untuk membantu Mitra POS dalam menjaga pelayanan pelanggan, tips ampuh ini dapat digunakan dalam menjawab setiap komplain yang diberikan, berikut:
Jangan Interupsi dan Dengarkan Keluhan
Berikan pelanggan waktu dalam menyampaikan keluhan yang mereka rasakan dan jangan menginterupsi saat mereka memberikan penjelasan.
Dengarkan setiap masalah yang disampaikan untuk menunjukkan kepedulian kepada mereka.
Berikan Permintaan Maaf
Untuk meredakan situasi, jangan lupa untuk memberikan permintaan maaf atas permasalahan yang mereka dapatkan.
Tawarkan Solusi
Setelah mengetahui keluhan yang dirasakan, berikan solusi kepada pelanggan, sesuai dengan masalah pelanggan.
Lakukan Follow-up
Selalu melakukan update terkait proses penyelesain masalah yang sedang di atasi agar pelanggan mengetahui bagaimana perkembangan penyelesaian masalah, pelanggan dapat merasa puas dengan solusi yang ada.
Dampak Positif yang Akan Dirasakan Setelah Menjawab Keluhan Customer
Dengan menjawab setiap keluhan, Mitra POS akan menerima dampak positif untuk operasional bisnis maupun kemajuan layanan, antara lain:
Loyalitas Pelanggan Meningkat
Pelanggan merasa Mitra POS peduli terhadap setiap permasalahan yang dirasakan pelanggan dan akan terus menggunakan layanan karena merasa puas.
Reputasi yang Semakin Membaik
Layanan responsif dalam menjawab keluhan akan memberikan citra positif kepada pelanggan.
Meningkatkan Kepuasan Pelanggan
Dengan pelayanan pelanggan yang baik, customer akan merasa puas dan merekomendasikan kepada kerabat dan keluarga mereka untuk menggunakan layanan Mitra POS.
Baca juga:
- 3 Trik Menghadapi Keluhan Pelanggan Saat Kirim Paket
- 5 Cara Memahami Keluhan Pelanggan dengan Baik, Bisnis Berjalan Lancar!
- Jangan Panik! Ini Cara Hadapi Keluhan Pembeli dengan Baik
Jadikan Setiap Komplain Sebagai Evaluasi Dalam Meningkatkan Layanan
Komplain customer menjadi sebuah hal yang harus segera di atasi, tetapi bisa menjadi evaluasi bagi perkembangan layanan Mitra POS, meliputi:
Lakukan Diskusi Bersama Tim
Jadikan bahan diskusi setiap permasalahan yang didapatkan untuk melakukan rumusan masalah agar tidak terjadi masalah yang sama di masa depan.
Lakukan Perubahan Dari Setiap Masukan
Buktikan kepada pelanggan, bahwa setiap keluhan yang disampaikan didengar oleh Mitra POS dengan melakukan setiap perubahan secara menyeluruh.
Analisa Pola Keluhan
Lakukan identifikasi terhadap setiap jenis komplain yang sering disampaikan, apabila ada pola yang sama hal tersebut menunjukan ada area yang perlu Mitra POS perhatikan lebih dalam.
Untuk meminimalisir terjadinya keluhan terkait pengiriman barang, lakukan promosi terkait fitur andalan yang dimiliki oleh layanan ekspedisi Lion Parcel yaitu fitur tracking paket.
Dengan fitur tersebut, pelanggan dapat melacak paket mereka selama barang berada di perjalanan. Tidak perlu merasa khawatir dan risau, dimanapun pelanggan berada mereka bisa melacak paket dengan fitur tracking paket yang tersedia pada website dan aplikasi Lion Parcel.
Kirim barang makin aman dengan Lion Parcel, pastinya berani diandelin!
