Mengirim dokumen bukan sekadar memasukkannya ke dalam amplop dan berharap semuanya baik-baik saja saat tiba di tujuan. Salah sedikit saja, dokumen bisa terlipat, basah, bahkan hilang di tengah perjalanan. Biar aman, kamu butuh strategi yang tepat!
Dengan mengikuti tips packing dokumen yang benar, kamu bisa memastikan semua berkas tetap rapi dan utuh saat diterima.
Yuk, simak tips packing dokumen agar tetap dalam kondisi prima!
1. Gunakan Amplop atau Map yang Anti-air
Bukan rahasia lagi kalau perjalanan dokumen dari satu tempat ke tempat lain penuh dengan risiko, terutama terkena air atau kelembapan. Itulah kenapa memilih amplop atau map berbahan plastik bisa jadi penyelamat. Bukan cuma melindungi dari air, dokumen juga akan terlindungi dari debu dan kotoran yang mungkin menempel saat proses pengiriman.
Jika kamu terlanjur atau tetap ingin memakai amplop kertas, pastikan untuk menambahkan lapisan plastik baik di dalam maupun luar sebagai perlindungan ekstra. Jangan lupa untuk menggunakan amplop dengan perekat yang kuat agar isi dokumen tidak keluar dari amplop.
2. Lapisi dengan Karton atau Bubble Wrap
Apakah dokumen boleh dilipat? Mungkin terdengar sepele, tapi dokumen yang ditekuk atau sobek bisa menurunkan kesan profesional saat sampai di tangan penerima. Apalagi kalau dokumen itu adalah proposal bisnis, ijazah, atau sertifikat penting lainnya.
Nah, bagaimana cara packing yang baik? Selalu lapisi dokumenmu dengan karton tipis atau bubble wrap sebelum dimasukkan ke dalam amplop. Karton akan membantu menjaga dokumen tetap rata dan kaku, sehingga tidak terlipat saat tertindih barang lain.
Sedangkan bubble wrap bisa menambah perlindungan ekstra jika amplop mengalami benturan saat dalam perjalanan. Kombinasi keduanya bisa memberikan proteksi maksimal agar dokumen tetap mulus dan rapi seperti saat pertama kali kamu kemas.
3. Gunakan Segel atau Lakban untuk Keamanan
Salah satu hal yang sering diabaikan saat packing dokumen adalah keamanan amplop itu sendiri. Nah, tips packing dokumen selanjutnya adalah memastikan bagian tepinya tersegel dengan baik menggunakan lakban atau selotip berkualitas. Ini akan mengurangi risiko amplop terbuka di tengah jalan dan membuat dokumenmu tercecer.
Sebisa mungkin, hindari penggunaan staples untuk menyegel amplop. Staples mungkin terlihat praktis, tapi bisa menyebabkan masalah besar. Tidak hanya bisa merusak dokumen di dalamnya, tetapi juga berisiko melukai tangan penerima saat membuka paket.
Gunakan metode yang lebih aman seperti double tape atau lem ekstra kuat jika ingin memberikan segel tambahan.
Baca Juga:
- 3 Cara Tracking Paket VIPPACK Lion Parcel: Website, Aplikasi, dan Agen
- 5 Keuntungan Optimasi "Kirim Paket Terdekat" di Google My Business, Siap-siap Omzet Naik!
- 5 Cara Kirim Makanan Antarkota 1 Hari Sampai dengan Mudah dan Aman
4. Tambahkan Label dengan Jelas
Salah satu faktor penting dalam pengiriman dokumen adalah memastikan alamat tujuan tertulis dengan jelas dan benar. Salah tulis alamat bisa bikin dokumen nyasar ke tempat yang tidak seharusnya! Untuk menghindari masalah ini, gunakan label yang mencantumkan informasi penerima dengan lengkap, termasuk nama, alamat, dan nomor kontak.
Kalau dokumen yang kamu kirim bersifat rahasia atau memiliki nilai penting, tambahkan label “Confidential” atau “Dokumen Penting” di bagian depan amplop. Ini bisa menjadi tanda peringatan bagi kurir agar lebih berhati-hati saat membawa paketmu.
Bahkan beberapa layanan ekspedisi menyediakan label khusus untuk pengiriman dokumen penting, jadi jangan ragu untuk menggunakannya.
View this post on Instagram
5. Pilih Layanan Pengiriman yang Cepat dan Tepercaya
Tidak peduli seberapa rapi kamu mengemas dokumen, semuanya akan sia-sia kalau jasa pengiriman yang digunakan tidak bisa diandalkan. Lantas, pengiriman dokumen penting lewat apa?
Pilihlah layanan ekspedisi yang sudah terbukti cepat dan tepercaya. Same day delivery bisa menjadi pilihan terbaik jika dokumen harus segera sampai pada hari yang sama.
Selain itu, pastikan jasa pengiriman memiliki fitur tracking paket yang memungkinkan kamu memantau pergerakan paket secara real-time. Dengan begitu, kamu bisa tahu kapan dokumenmu tiba di tujuan dan siapa yang menerimanya. Jika dokumen memiliki nilai hukum atau finansial yang tinggi, pertimbangkan juga untuk menggunakan asuransi pengiriman agar lebih tenang.
Sekarang kamu sudah tahu tips packing dokumen dengan aman. Jangan biarkan dokumen pentingmu rusak atau hilang hanya karena kesalahan dalam packing!
Terapkan tips packing dokumen di atas agar setiap kiriman sampai dengan sempurna. Kalau butuh jasa pengiriman dokumen yang aman dan tepercaya, cek di Lion Parcel Tracking atau gunakan layanan khusus dokumen VIPPACK untuk perlindungan ekstra.
Dengan layanan ini kamu bisa nikmati layanan pengiriman VIP antar kota dan antar pulau menggunakan jalur udara (pesawat) secara SAME DAY dimana paket dapat diambil di Bandara kota tujuan (bagian Lost & Found Terminal Kedatangan).
Layanan VIPPACK juga memberikan keisitimewaan layanan, yaitu:
- Pengiriman Same Day: Estimasi pengiriman antar kota dan antar pulau secara same day.
- Customer Service (CS) Prioritas: Jalur khusus ke customer service.
Untuk estimasi waktu pengiriman VIPPACK sendiri adalah kurang dari 24 jam. Untuk waktunya mengikuti jadwal penerbangan kota asal dan tujuan yang dipilih. Yuk, langsung bawa paket kamu untuk pengiriman mengunakan layanan VIPPACK.
