Fungsi Buku Ekspedisi, Jenis, dan Contohnya

Tak sedikit pemilik usaha yang baru menyadari pentingnya dokumentasi logistik setelah terjadi miskomunikasi atau barang hilang di jalan. Padahal, buku ekspedisi adalah instrumen sederhana yang bisa mencegah masalah tersebut sejak awal.

 

Karena miskomunikasi atau barang hilang dapat berujung pada ketidakpuasan pelanggan, jadi perlu sekali untuk memiliki buku ekspedisi ini. 

Pengertian Buku Ekspedisi

 

Sederhananya, buku ekspedisi adalah buku pencatatan pengiriman. Tetapi untuk benar-benar menangkap maknanya, kamu perlu melihatnya dari berbagai sisi, mulai dari asal katanya hingga pandangan sejumlah tokoh.

Tinjauan Etimologis dan Terminologi Dasar

Kata “ekspedisi” sendiri berasal dari bahasa Latin expeditio, yang berarti pengiriman atau perjalanan. 

 

Nah, pada masa Romawi, istilah ini merujuk pada persiapan pergerakan pasukan dan logistik yang biasanya berlangsung berhari-hari. Namun, seiring perkembangannya mengalami pergeseran makna menjadi pengiriman dokumen atau barang.

 

Adapun dalam literatur kearsipan berbahasa Inggris, istilah buku ekspedisi tidak punya padanan tunggal. Jadi, istilahnya bervariasi berdasarkan penggunaannya. Misalnya, ada dispatch book yang khusus mencatat surat keluar, dan postage book yang mencatat kiriman pos beserta ongkos perangkonya.

 

Baca juga: Pengertian Ekspedisi: Definisi, Fungsi, Jenis, dan Perannya dalam Bisnis

Menurut Ahli

Sementara itu, definisi buku ekspedisi menurut para ahli beragam:

• Basir Barthos: Buku ekspedisi berfungsi sebagai bukti bahwa surat telah dikirim dan diterima oleh kantor tujuan.
• Wursanto: Buku ekspedisi adalah sarana untuk mencatat dan mengawasi perjalanan surat dari pengirim ke penerima.
• Theodore R. Schellenberg: Pencatatan buku ekspedisi penting untuk melacak asal-usul dokumen
• Elizabeth Shepherd dan Geoffrey Yeo: Buku ekspedisi adalah alat untuk mencegah kehilangan dokumen fisik.
• Patricia C. Franks: Buku ekspedisi berfungsi sebagai alat bukti hukum yang menjamin keberadaan dan keaslian suatu rekaman.

Berdasarkan definisi-definisi di atas, arti buku ekspedisi yakni alat pengendalian administratif, berupa buku, lembaran, atau sistem elektronik, untuk mencatat data pergerakan dokumen serta mengamankan bukti serah terima.

Fungsi Buku Ekspedisi

 

Fungsi buku ekspedisi adalah tidak terbatas pada urusan administrasi biasa. Pada praktiknya di lapangan buku ini memiliki sejumlah peran penting, seperti:

1. Pembuktian Hukum

Paling utama adalah buku ekspedisi digunakan untuk membuktikan secara legal di pengadilan.

 

Dalam kasus hukum seperti korupsi atau perselisihan kontrak, misalnya, bukti bahwa dokumen sudah sampai ke tangan penerima lebih penting daripada dokumen itu sendiri. Tanda tangan penerima di buku ekspedisi itulah bukti kuat bahwa surat telah diserahkan.

 

Jika buku ini tidak ada, sulit untuk membuktikan pengiriman sebab klaim semata tidak memiliki kekuatan hukum.

2. Pengendalian & Pelacakan

Selain itu, buku ekspedisi berfungsi untuk melacak dokumen fisik seperti paket. Pimpinan bisa melihat buku ini untuk mengetahui posisi sebuah dokumen. Misalnya, apakah surat keputusan masih ada di meja staf A atau sudah berada di tangan staf B?

 

Buku ini juga berfungsi untuk mengaudit efisiensi, jika ada jeda lama antara tanggal pembuatan surat dan tanggal tanda terima, itu pertanda ada kemacetan di alur kerja yang butuh perbaikan.

3. Akuntabilitas & Pengalihan Tanggung Jawab

Di sisi lain, fungsi ini erat kaitannya dengan alur pertanggungjawaban. Pasalnya, proses serah-terima surat dengan tanda tangan di buku ekspedisi menandai perpindahan tanggung jawab.

4. Keamanan Informasi

Dalam pengiriman surat “Rahasia” (Confidential) dan “Sangat Rahasia” (Top Secret), buku ekspedisi berperan sebagai pengawal prosedur. Sebagai catatan, dokumen semacam ini harus dikirim memakai dua lapis amplop. Adapun buku ekspedisi mencatat serah-terima amplop ini.

 

Tanda tangan di dalamnya membuktikan bahwa penyerahan amplop dalam keadaan utuh dan tertutup rapat kepada pihak yang berwenang.

5. Audit Keuangan

Untuk buku ekspedisi eksternal yang menggunakan jasa ekspedisi atau kurir, buku ini berperan sebagai pengawas anggaran. 

 

Jika ada perbedaan antara jumlah surat dan biayanya, ini bisa menandakan potensi penyimpangan, seperti kebocoran anggaran atau penyalahgunaan fasilitas kantor untuk keperluan pribadi.

 

Jenis Buku Ekspedisi

 

Lantas, buku ekspedisi ada berapa macam? Umumnya, buku ini dibedakan menjadi dua jenis berdasarkan jangkauannya, yaitu untuk di dalam dan luar instansi.

1. Buku Ekspedisi Internal

Buku ekspedisi internal adalah catatan khusus untuk distribusi surat dalam lingkup internal perusahaan, misalnya antar bagian atau dari staf ke pimpinan. Adapun istilah lainnya adalah buku kurir.

 

Sementara itu, buku ini bersifat berputar, artinya dibawa oleh kurir untuk mengantar surat lalu kembali ke pengirim. Frekuensi perputarannya sangat tinggi, sebab penggunaannya untuk hal-hal seperti mendistribusikan memo atau pengumuman internal antar departemen.

2. Buku Ekspedisi Eksternal

Sebaliknya, buku ekspedisi eksternal adalah catatan untuk surat-surat yang dikirim ke pihak luar perusahaan atau instansi. Pihak luar ini bisa berupa kantor lain, mitra kerja, klein, atau masyarakat umum. Buku ini sendiri terbagi lagi menjadi dua, yaitu untuk pengiriman lokal dan untuk pengiriman via pos atau kurir.

1. Buku Ekspedisi Ekstern Lokal: Kurir kantor datang dengan membawa surat dan buku ekspedisi. Selanjutnya di kantor tujuan, kurir meminta tanda tangan dan stempel dari petugas yang bertugas (seperti resepsionis atau bagian tata usaha) di dalam buku ekspedisi.
2. Buku Ekspedisi Ekstern Pos/Jasa Pengiriman: Dalam kasus ini, kurir pos tidak membawa buku ekspedisi untuk ditandatangani oleh penerima. Jadi, bukti pengirimannya adalah resi atau catatan dari kantor pos. Di buku ekspedisi, kolom untuk tanda tangan penerima berganti menjadi kolom khusus untuk mencatat nomor resi atau barcode.

Baca juga: Cara Kirim Paket lewat Agen Lion Parcel dengan Aman

Contoh Buku Ekspedisi

 

Supaya kamu lebih mudah memahami penjelasan di atas dan bisa langsung menerapkannya, berikut adalah contoh simulasi lengkap dari buku ekspedisi sebuah instansi fisik bernama Dinas Perhubungan Kota Metro.

 

Misalnya, pada tanggal 10 Februari, Sekretariat Dinas mengirimkan surat-surat yang baru saja mendapat tanda tangan Kepala Dinas kepada para Kepala Bidang di gedung yang sama. Di bawah ini adalah contoh buku ekspedisi internal-nya.

 

Pada tanggal yang berbeda, yaitu 12 Februari, Dinas Perhubungan juga mengirim surat keluar ke berbagai instansi. Sebagian dikirim menggunakan kurir dinas sendiri untuk wilayah setempat, dan sebagian lagi dikirim melalui jasa pengiriman Lion Parcel untuk tujuan luar kota.

 

Berikut contoh buku ekspedisi eksternal-nya.

 

Intinya, buku ekspedisi adalah instrumen vital yang bisa menghubungkan administrasi dengan operasional logistik sehari-hari. Jadi dengan pencatatan yang rapi, kamu bisa meningkatkan efisiensi alur kerja.

 

Untuk skala pengiriman yang lebih besar, layanan BIGPACK FAST dari Lion Parcel menawarkan solusi yang praktis dan aman untuk menjawab segala kebutuhan pengirimanmu.