Dalam bisnis jasa pengiriman, pelayanan yang baik bukan cuma keharusan, tapi juga kunci utama buat menjaga kepuasan pelanggan. Karena itu, agen jasa pengiriman wajib tahu cara melayani customer yang tepat, nih.
Hal ini dikarenakan agen kurir pengiriman barang perlu memahami bahwa ketika pelanggan puas, mereka akan kembali menggunakan layanan yang sama atau bahkan merekomendasikannya kepada orang lain.
Khusus kamu yang sekarang sedang menjadi atau berencana menjadi agen jasa pengiriman dari Lion Parcel, pastikan buat tahu cara melayani customer dengan baik supaya mereka betah dan nyaman menggunakan layananmu.
Mengapa Pelayanan Customer Sangat Penting dalam Jasa Pengiriman?
Pelayanan pelanggan bukan sekadar formalitas, tapi bisa memberikan dampak besar pada bisnis jasa pengiriman. Nah, beberapa alasan yang menjadikan pelayanan customer ini penting adalah:
- Meningkatkan kepercayaan pelanggan: Kepercayaan ini sangat penting agar pelanggan tidak ragu menggunakan layanan yang kamu tawarkan dan merasa aman saat mengirimkan barang, khususnya barang berharga atau dokumen penting.
- Menyelesaikan masalah pelanggan dengan cepat: Respons cepat dan solusi yang tepat dapat membuat pelanggan tetap puas meskipun mengalami kendala dalam pengiriman, seperti cek ongkir, tracking paket, hingga komplain terkait keterlambatan pengiriman.
- Loyalitas pelanggan naik: Dengan pelayanan pelanggan jasa pengiriman yang baik, konsumen sebelumnya kemungkinan besar mau sehingga mereka kembali menggunakan jasa pengiriman kamu. Bahkan, mereka tidak segan buat merekomendasikan layanan agenmu pada orang lain!
- Reputasi agen dan brand Lion Parcel positif. Dengan reputasi positif ini, kamu bisa menggaet lebih banyak pelanggan baru. Bukan hanya kamu sebagai agen, tapi brand Lion Parcel juga ikut terangkat reputasinya. Hal ini akan menjamin kamu dan Lion Parcel bisa sama-sama bertumbuh untuk memberikan pengiriman maksimal bagi pelanggan.
Cara Melayani Customer dengan Baik untuk Agen Jasa Pengiriman
Supaya bisa merasakan manfaat dari melakukan pelayanan customer yang baik, kamu tidak bisa asal-asalan, nih. Bagaimana cara melayani customer yang baik, nih?
Yuk, coba ikuti tujuh tata cara melayani customer berikut ini:
1. Bersikap Ramah dan Profesional
Pelayanan yang baik harus kamu awali dari sikap yang ramah dan profesional, soalnya inilah hal yang pertama kali dilihat atau dirasakan oleh customer. Untuk bisa bersikap demikian, coba ikuti beberapa cara melayani customer online maupun offline ini:
- Selalu gunakan bahasa yang sopan dan komunikatif saat berbicara dengan pelanggan, baik secara langsung maupun melalui chat atau telepon.
- Selalu sapa pelanggan yang datang ke agenmu dengan senyuman dan salam biar mereka merasa dihargai.
- Selalu jaga kerapian dan kebersihan area kerja biar pelanggan merasa nyaman melakukan pengiriman.
- Tunjukkan sikap yang profesional, seperti pakai seragam atau atribut resmi, kalau ada.
- Selalu perlihatkan empati kepada pelanggan yang punya kendala dalam pengiriman mereka. Sikap ini bisa membuat mereka merasa didengar dan diperhatikan oleh jasa kamu.
2. Memberikan Informasi yang Jelas dan Akurat
Sebagai agen, kamu harus menguasai informasi dasar terkait layanan pengiriman, biar tidak kebingungan ketika menerima pertanyaan dari pelanggan.
Beberapa hal dasar yang wajib kamu kuasai adalah:
- Tarif ongkir berdasarkan tujuan dan berat paket sesuai sistem dan ketentuan Lion Parcel.
- Estimasi waktu pengiriman untuk berbagai layanan Lion Parcel. Sebutkan juga kemungkinan keterlambatan yang bisa terjadi karena kondisi tertentu, seperti cuaca buruk atau hari libur nasional.
- Cara melacak paket melalui website atau aplikasi, serta membantu pelanggan memahami status pengiriman paket mereka.
- Ketentuan barang yang bisa dan tidak bisa dikirim agar pelanggan tidak mengalami masalah saat mau berkirim paket.
Jika kamu belum tahu jawabannya, lebih baik cari tahu dulu informasi yang benar atau tanyakan ke pihak yang berwenang. Hal ini lebih baik daripada langsung menjawab dengan informasi salah, yang bisa menyesatkan pelanggan.
Baca Juga:
- Fulfillment: Proses di Balik Layar yang Menentukan Kepuasan Pelanggan
- Stok Berantakan Bikin Pusing? Ini Cara Biar Bisnis Kamu Lebih Tertata
- Tips Sukses Payday Sale: Strategi Jitu Tingkatkan Omzet
3. Responsif terhadap Pertanyaan dan Keluhan
Respons cepat adalah kunci pelayanan yang baik, sehingga pastikan kamu bisa responsif pada pertanyaan atau bahkan keluhan. Saat menghadapi dua hal ini, kamu bisa lakukan hal berikut:
- Saat ada pertanyaan, segeralah jawab secepat mungkin, baik itu langsung maupun secara online.
- Kalau ada keluhan, dengarkan keluhan mereka dengan sabar dan berikan solusi terefektif yang bisa dilakukan.
- Berikan penjelasan yang transparan mengenai penyebab keterlambatan dan langkah yang bisa dilakukan untuk mengatasinya.
- Jika masalahnya butuh penanganan lebih lanjut ke tim pusat, bantu pelanggan dalam proses pengaduannya, ya.
- Jangan ragu meminta maaf atas ketidaknyamanan yang dialami pelanggan, meskipun bukan kesalahanmu secara langsung.
- Pastikan pelanggan merasa bahwa keluhan mereka diperhatikan dan tidak diabaikan. Kalau perlu, lakukan follow-up sesudah masalahnya selesai untuk memastikan mereka puas dengan solusi tadi.
4. Membantu Proses Pengiriman dengan Cepat dan Tepat
Sebagai agen, kamu juga harus cepat membantu pelanggan untuk bisa kirim paket mereka dengan cepat. Dalam proses ini, cobalah perhatikan dan praktikkan beberapa hal ini:
- Input data paket dengan benar, termasuk alamat tujuan nomor HP penerima, serta layanan yang dipilih, biar tidak terjadi kesalahan dalam pengiriman.
- Pastikan paket pelanggan kirim sudah terkemas dengan baik untuk menghindari kerusakan selama proses pengiriman. Kalau perlu, kamu juga bisa sarankan untuk pakai tambahan bubble wrap atau kardus.
- Konfirmasi kembali detail pengiriman sebelum paket dikirim, sehingga pelanggan merasa lebih aman dan yakin, sekaligus menghindari kesalahan input.
- Gunakan sistem Lion Parcel yang tersedia untuk mempercepat proses input dan menghindari kesalahan manual.
- Berikan bukti resi agar pelanggan bisa melacak paket mereka kapan pun dan di manapun.
5. Menawarkan Layanan Tambahan yang Menguntungkan Pelanggan
Sebelum memproses pengiriman, kamu bisa tawarkan beberapa layanan tambahan dulu agar pelanggan lebih terbantu. Misalnya, untuk pelanggan yang mau kirim paket berharga, maka tawarkanlah opsi asuransi pengiriman.
Jika pelanggan butuh pengiriman yang cepat, kamu bisa tawarkan layanan VIPPACK, karena paket bisa sehari sampai. Atau, kalau lagi ada promo ongkir dan diskon tertentu, pastikan informasikan ini juga agar mereka dapat tarif ongkir menarik.
View this post on Instagram
6. Menggunakan Teknologi untuk Meningkatkan Pelayanan
Di era digital ini, teknologi bisa menjadi strategi customer service logistik yang sangat membantu dalam memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan kamu, lho.
Beberapa teknologi yang bisa kamu coba adalah menyediakan QRIS sebagai opsi pembayaran digital, pakai chatbot atau WhatsApp bisnis untuk mempermudah berinteraksi dengan pelanggan, serta memaksimalkan penggunaan media sosial dan website.
Jasa pengiriman Lion Parcel sudah menyediakan metode pembayaran menggunakan QRIS, jadi manfaatkan ya!
7. Menjaga Hubungan Baik dengan Pelanggan
Terakhir, pastikan kamu menjaga hubungan baik dengan pelanggan, biar mereka punya kesan positif dan mau pakai jasa kamu lagi. Salah satu cara termudah adalah mengingat pelanggan tetap dan berikan mereka layanan lebih personal, seperti menyapa dengan nama.
Kamu juga bisa memberikan diskon atau prioritas pelayanan bagi pelanggan-pelanggan tetap yang sering berkirim paket. Membangun komunitas pelanggan di grup WhatsApp atau media sosial untuk info layanan terbaru atau promo juga bisa jadi opsi keren untuk mempertahankan hubungan.
Nah, dengan tahu cara melayani customer dengan baik selaku agen Lion Parcel, usahamu kemungkinan bisa bertahan lama dan cuan, nih. Makanya, ikuti tips di atas dan maksimalkan pengiriman dengan Lion Parcel sekarang juga!
