Cara Mengedukasi Pelanggan yang Komplain Paketnya Terlambat

Sebagai agen pengiriman barang sudah seharusnya membantu pengiriman barang pelanggan. Meskipun terkadang Mitra POS tidak bisa mengontrol terkait proses pengiriman barang keseluruhan, seperti keterlambatan, kerusakan dan kehilangan.

Dari kondisi ini, Mitra POS harus tetap memiliki pandangan positif dengan cara membantu mengedukasi pelanggan agar mereka bisa lebih tenang dalam melihat situasinya. Nah di artikel kali ini akan dibahas tiga cara dalam mengedukasi pelanggan dengan baik dan benar, yuk disimak detailnya.

1. Tanyakan Konteks dan Jangan Lupa Meminta Maaf

Mitra POS harus tahu konteks barang kiriman pelanggan secara menyeluruh, seperti isi paket, bagaimana kemasan saat pengirimannya, dan apakah pengiriman tersebut sudah diasuransikan atau belum.

Pemahaman kontekstual ini sangat penting bagi Mitra POS dalam mengedukasi pelanggan yang sedang menyampaikan keluhan. Bisa saja dari keluhan yang disampaikan pelangganmu menggambarkan kesalahan dalam proses pengemasan sebelum pengiriman dilakukan sehingga terjadi sesuatu ke paket kirimannya.

Maka dari itu sangat penting untuk mengetahui detail dari sebelum pengiriman dilakukan hingga situasi yang tidak diinginkan terjadi. Jika sudah menemukan duduk permasalahannya barulah Mitra POS bisa mulai mengedukasi pelanggan.

 

 

 

 

 

View this post on Instagram

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

A post shared by Lion Parcel (@lionparcelid)

2. Lakukan Pencatatan Komplain

Satu hal yang harus Mitra POS sadari sebagai penyedia jasa pengiriman barang adalah kemungkinan melonjaknya keluhan saat terjadi lonjakan pengiriman. Karena volume pengiriman yang tinggi membuat kemungkinan pengiriman terlambat, kerusakan, hingga kehilangan bisa saja terjadi. Mitra POS harus siap sedia untuk mengedukasi pelanggan terkait hal ini.

Jangan lupa menyediakan waktu untuk mendokumentasikan tiap keluhan pelanggan dan gunakan dokumentasi tersebut untuk memprediksi situasi macam apa saja yang membuat pelanggan komplain dan respon seperti apa yang tepat digunakan oleh Mitra POS, sehingga pelanggan tidak merasa ditinggalkan.

Baca juga:

• 3 Rekomendasi Branding Mitra POS Sambut Hari Kemerdekaan
• Baru Jadi Agen Ekspedisi? Ini Istilah-istilah yang Mitra POS Wajib Pahami
• 3 Manfaat Memasang Link di Media Sosial yang Mitra POS Wajib Pahami

3. Edukasi Mengenai Fitur Tracking Paket

Lion Parcel menyediakan fitur tracking paket untuk pelanggan agar paketnya dapat dimonitor secara terus menerus karena fitur tracking paket ini memang bisa dicek secara real-time. Dengan begitu pelanggan bisa dapat informasi terkini dari paket kirimannya.

Namun kadang pelanggan bisa saja lupa atau memiliki kesibukan lainnya sehingga tidak sempat melakukan cek secara berkala kepada paket kirimannya. Itulah waktu yang tepat bagi Mitra POS bisa gunakan untuk mengedukasi pelanggan agar melakukan cek berkala menggunakan fitur tracking paket, agar nantinya jika terjadi sesuatu bisa segera dilakukan tindakan dengan bantuan Mitra POS juga, sehingga koneksi yang baik tetap terjalin antara Mitra POS dan pelanggan.

Tracking paket di Lion Parcel bisa dilakukan dengan dua cara yang bisa Mitra POS edukasi ke pelanggan, berikut detail dua cara tracking paket di Lion Parcel:

Cara Tracking Paket Lion Parcel via Website

Lion Parcel juga menyediakan beragam layanan pengiriman, semuanya bisa kamu lacak dengan mudah dengan fitur tracking paket. Pengecekan bisa lewat website yang mempermudah pelanggan, karena tidak perlu mengunduh aplikasi.

Pastikan sebelum melakukan tracking paket pelangganmu tidak kehilangan nomor resi/STT karena tracking paket hanya bisa dilakukan dengan nomor resi/STT, Jika sudah arahkan pelanggan mengikuti langkah-langkah berikut:

1. Bukalah laman lionparcel.com melalui smartphone atau desktop kamu. Kamu akan diarahkan menuju homepage yang menjadi lokasi pelacakan.
2. Pada kolom Lacak Pengiriman, masukkanlah nomor resi/STT yang telah kamu pegang sebelumnya.
3. Pastikan nomor resinya benar agar paketmu dapat dilacak.
4. Klik opsi Lacak yang berada di dalam kotak merah di samping kolom nomor resi.
5. Tunggu beberapa saat sampai sistem melakukan pencarian. Jika sudah, kamu akan melihat posisi atau status terkini  dari paket yang kamu kirim atau terima.

Cara Tracking Paket Lion Parcel via Aplikasi

Kalau pelangganmu punya aplikasi Lion Parcel maka Mitra POS bisa beri edukasi tracking paket melalui aplikasi. Bertahu pelangganmu hanya dengan satu klik pelangganmu sudah bisa mengakses fitur tracking paket di aplikasi Lion Parcel. Tracking paket melalui aplikasi cocok untuk pelanggan Mitra POS yang lebih suka hal praktis dan sederhana.

Nah, ikuti langkah tracking paket di aplikasi seperti ini:

1. Siapkan nomor resi yang akan kamu lacak.
2. Unduhlah aplikasi Lion Parcel melalui Google Play Store (Android) dan Apple Store (iOS) jika belum memiliki aplikasi.
3. Install dan buka aplikasinya, lalu daftarkan akunmu menggunakan nomor HP, akun Google.
4. Jika tidak ingin mendaftarkan akun, silakan klik saja opsi Lanjutkan Tanpa Akun.
5. Pada bagian tengah halaman utama aplikasi, kamu akan menemukan kolom Masukkan Resi/Shipment ID. Silakan masukkan nomor resi, lalu klik opsi Cari.
6. Setelah itu, kamu akan melihat halaman status paket, mulai dari shipment ID, tanggal order, berat, jenis pengiriman, status pengiriman, dan posisinya.
7. Apabila tidak ada nomor resi, silakan lakukan scan barcode  pengiriman menggunakan menu scan yang berada di sisi kiri kolom nomor resi.
8. Selesai.

Dengan mengedukasi pelanggan sebaik mungkin, harapannya Mitra POS bisa tetap menjalin hubungan yang positif dengan pelanggan walaupun dihadapkan dengan situasi yang sulit, karena keberhasilan menghadapi situasi yang sulit adalah kunci dalam membuat pelanggan menjadi semakin setia ke bisnis Mitra POS.